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企業が法人携帯を社員に支給する場合、その管理方法については、各企業で様々な工夫がなされています。
法人携帯を導入している所は徐々に増えつつありますが、ここでは企業として取り組むべき管理方法について紹介していきます。
携帯電話管理の必要性
法人携帯として会社が社員に携帯電話を貸与する場合、様々な制約を設けておく必要があります。
社用以外での使用ができないように通話記録などの管理を行ったり、業務に不要なアプリをインストールできないようにしたりするなど、個人のモラルにかかる部分もありますが、社内規定である程度規制をしていくのがいいでしょう。
また法人携帯を導入するにあたって、意外に複雑化しやすい事務処理に関しても、キャリアを統一したりするなどの工夫が必要になります。
部門や部署毎に異なる法人携帯となると、事務処理が大変になってしまうので、こちらも留意しておきましょう。
運用にあたっては、きめ細かいルール作りが必須になり、紛失や盗難に関しての然るべき対策を講じておく必要があります。
携帯電話の電話帳に入っているデータを悪用されないようにするために、ロックをかけたり遠隔操作によるデータ消去などができるようにしておくなど、キャリア毎に行われているセキュリティ管理のサービスを有効活用していくのが良いです。
機種にもよりますが、GPSによる位置検索や遠隔操作もできるようにもなっているので、適切な使用がなされているか監視する体制も必要になってきます。
使用状況と使用方針を明確に
法人携帯の使用に関して、その使用目的に沿った使い方をしていくことが求められます。
社内規定でしっかりと定めておくのはもちろんのこと、導入に際してはきちんとした社内教育を徹底するなど、意識統一を図ることが前提です。
規定に違反した場合の罰則や、紛失・盗難が発覚した時の連絡手順や事後処理などの緊急措置についても明確にしておきましょう。
業務場での使用についてどういったケースでの使用が望ましいかということを明示しておき、私的利用ができないようにすることが必要です。
使用に際してのモラルを当然守ることも会社の顔として活動する社員に求められてくるので、そうした一般的なルールに関しても規定を作っておくのが良いでしょう。
規定に関しては他の企業のものをそのまま流用してしまうということも少なくないようですが、運用については状況別の使用規定や、方針について細かく話し合った上で、社内での使い方に合ったものを策定していくのが望ましいです。