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法人携帯の利用にあたり、毎月発行される請求書や領収書は、単なる支払い証明ではありません。
経費処理の根拠資料として法令で保存が義務付けられている帳票であり、適切な管理を怠ると税務調査で経費が否認されるリスクもあります。
また、2022年から段階的に義務化が進む電子帳簿保存法にも対応していく必要があります。
本記事では、法人携帯に関わる帳票管理について、法的根拠から実務対応まで詳しく解説します。
法人携帯の領収書・請求書には保存義務がある？
法人携帯を経費処理する以上、領収書や請求書は必ず保存しなければなりません。
税務署は「業務のために支出された証拠」としてこれらの書類の有無を確認します。
法人契約でも帳票保存は必須
法人契約であっても、利用実態が業務に紐づくものであることを示す証憑が必要です。
特に次のような書類が経費処理の根拠になります。
- 携帯会社からの毎月の請求書
- 支払時の領収書や振込控え
- 契約書、プラン説明書、通話明細
税務調査でチェックされるポイント
以下のようなケースでは、帳票保存の不備により経費が否認されるリスクがあります。
| チェックポイント | 問題点の例 | 税務リスク |
|---|---|---|
| 請求書・領収書の保管 | 領収書の紛失、請求書未保存 | 経費否認、追加課税 |
| 契約者と実際の利用者 | 家族・知人の利用が判明 | 私的利用とみなされ否認 |
| 支払名義の不一致 | 法人携帯なのに個人名義で支払 | 業務関連性を否定される |
こうしたリスクを回避するには、法定保存期間を守りながら帳票を正しく管理することが不可欠です。
保存すべき帳票の種類と保存期間
法人携帯に関して保存が求められる帳票は、以下のとおり多岐にわたります。
単なる請求書や領収書だけでなく、「契約の裏付け資料」や「通話明細」なども対象です。
主な保存対象帳票
- 携帯キャリアからの請求書
- 領収書（支払証明）
- 法人契約書・プラン説明資料
- 通話明細・通信明細
- 利用状況レポート（MDMなど）
保存期間と法的根拠
帳票の保存期間は法律によって定められており、業種や帳票種別により若干異なりますが、法人携帯に関連する帳票の多くは下記のルールに該当します。
| 帳票の種類 | 保存期間 | 法的根拠 |
|---|---|---|
| 請求書・領収書 | 7年間 | 法人税法・消費税法 |
| 契約書 | 10年間（商法） | 商法 第19条 |
| 通話明細・通信履歴 | 7年間（証拠資料） | 税務調査用補足資料 |
保存義務を怠ると、税務署からの指摘や追徴課税を受ける可能性があるため、十分注意が必要です。
紙と電子、どちらで保存するべきか
帳票の保存方法には「紙」と「電子」の2種類があります。
近年では電子帳簿保存法の改正により、電子保存を前提とした対応が求められています。
紙保存のメリット・デメリット
- メリット：法令対応しやすい／物理的に分かりやすい
- デメリット：保管スペースが必要／検索性が低い／劣化リスクあり
電子保存（PDF・クラウド）の利点
- 省スペース・検索性向上
- 電子帳簿保存法の要件を満たすことで、紙保存不要に
- クラウド管理により全社で共有可能
ただし電子保存には要件があり、対応しなければ法的に認められないケースもあるため、次章で解説します。
電子帳簿保存法に対応するための実務ポイント
電子帳簿保存法（電帳法）は、国税関係帳簿・書類を電子保存する際のルールを定めた法律です。
2022年1月の法改正以降、法人携帯の請求書などをPDFで受け取るケースも増えています。
スキャナ保存 vs 電子取引保存
| 保存区分 | 対象帳票 | 要件 |
|---|---|---|
| スキャナ保存 | 紙で受領した請求書・領収書 | 解像度・カラー要件、タイムスタンプ |
| 電子取引保存 | メール/PDFで受け取った請求書 | 原則電子保存義務あり（紙出力NG） |
電子保存で満たすべき主な要件
- タイムスタンプ付与 or 改ざん防止措置
- 取引年月日・金額・取引先で検索可能な仕組み
- 保存場所の明確化と業務マニュアルの整備
要件を満たさないと「電子保存」として認められず、税務調査で否認されるおそれがあります。
実務で使える管理フォーマットと運用例
法人携帯に関わる帳票を効率的に保存・管理するために、以下のような社内管理ルールとフォルダ構成をおすすめします。
保存フォルダ構成の例（電子保存）
📁 法人携帯_帳票 ├── 📁 20XX年度 │ ├── 📁 01_請求書 │ ├── 📁 02_領収書 │ └── 📁 03_契約書 ├── 📁 20XX年度 │ └── ...
保存管理台帳（Excel）記録例
| 発行日 | 書類種別 | 取引先 | 金額（税込） | 保存形式 | 保存場所 | 備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 20XX/XX/XX | 請求書 | 法人携帯株式会社 | 8,250円 | 📁20XX年度/XX_請求書 | 法人携帯5台分 |
帳票管理は「保存フォーマットの明確化」と「更新担当の明示」がポイントです。
月次・年次で定期確認する仕組みを整えましょう。
👉管理台帳のテンプレ―ドについては「法人携帯の管理台帳テンプレート付き｜経費処理をスムーズにする運用術」をご覧ください。
【まとめ】法人携帯の帳票保存は、経費処理と法令順守の両輪
法人携帯に関わる領収書や請求書の保存は、単なる証拠保管ではなく、
「税務対策」・「経費適正化」・「法令順守」の観点からも重要です。
- 請求書・領収書・契約書は7〜10年保存が基本
- 電子取引は電子保存が原則。紙保存では非対応に
- 電帳法の要件（タイムスタンプ、検索機能等）を必ず確認
- Excel台帳やクラウドフォルダでの一元管理がおすすめ
今後はすべての企業において、帳票のデジタル化と法令順守が求められます。
この記事で紹介した方法を参考に、自社の運用体制を見直してみてください。
👉また、保存義務を果たすだけでなく、勘定科目の判断や経費処理のルールも押さえておくべきです。
法人携帯の経費処理や注意点についての詳細はこちらの記事をご覧ください。