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企業で管理する携帯電話に関しては、様々な視点から観察していく必要があります。
業務外での私的な利用がなされていないか、業務に関係のないアプリがインストールされていないかなど、適正な監視のもとで管理していくことが重要です。
ここでは、法人携帯の管理で注視するべき点について紹介していきます。
企業で携帯電話を管理する必要性とは？
法人携帯として会社が社員に携帯電話を貸与する場合、様々な制約を設けておく必要があります。社用以外での使用ができないように通話記録などの管理を行ったり、
業務に不要なアプリをインストールできないようにしたりするなど、
個人のモラルにかかる部分もありますが、社内規定である程度規制をしていくのがいいでしょう。
また、法人携帯を導入するにあたって、意外に複雑化しやすい事務処理に関しても、
キャリアを統一したりするなどの工夫が必要になります。
部門や部署毎に異なる法人携帯となると、事務処理が大変になってしまうので、こちらも留意しておきましょう。
運用にあたっては、きめ細かいルール作りが必須になり、紛失や盗難に関しての然るべき対策を講じておく必要があります。
携帯電話の電話帳に入っているデータを悪用されないようにするために、
ロックをかけたり遠隔操作によるデータ消去などができるようにしておくなど、
キャリア毎に行われているセキュリティ管理のサービスを有効活用していくのが良いです。
機種にもよりますが、GPSによる位置検索や遠隔操作もできるようにもなっているので、
適切な使用がなされているか監視する体制も必要になってきます。
使用状況と使用方針を明確にする
法人携帯の使用に関して、その使用目的に沿った使い方をしていくことが求められます。社内規定でしっかりと定めておくのはもちろんのこと、
導入に際してはきちんとした社内教育を徹底するなど、意識統一を図ることが前提です。
規定に違反した場合の罰則や、紛失・盗難が発覚した時の連絡手順や、
事後処理などの緊急措置についても明確にしておきましょう。
業務場での使用についてどういったケースでの使用が望ましいかということを明示しておき、
私的利用ができないようにすることが必要です。
使用に際してのモラルを当然守ることも会社の顔として活動する社員に求められてくるので、
そうした一般的なルールに関しても規定を作っておくのが良いでしょう。
規定に関しては他の企業のものをそのまま流用してしまうということも少なくないようですが、
運用については状況別の使用規定や、方針について細かく話し合った上で、
社内での使い方に合ったものを策定していくのが望ましいです。
通話料の把握と精算を管理する
基本的なことですが、会社の携帯として運用していくにあたっては、維持管理のコストとして通話料金が発生してきます。
使用していなくても基本使用料はかかってくるので、導入した数は適正かどうか、
契約したプランで問題ないかを随時吟味しながら運用していくことが必要です。
また、個人の携帯電話を業務に使用せざるを得なくなった時にも、
その時に発生した通話料などの料金について精算する仕組みを整えておくと良いでしょう。
個人の携帯電話を業務に使用した際の通信費を巡ってトラブルになったケースもあるので、
少額でも精算していくように取り決めを作っておくのが良いです。
一般的には、一律の金額を支給するケースが多く、社員からの申請を元に実費精算するというところもあります。
貸与する際はルールを決める
当然のように会社の携帯電話として貸与する場合には、会社の決めたルールに従って使用されなければなりません。
私的利用はもちろんのこと、業務外での使用に関しても罰則を設けるなどして、然るべき規定を作成しておくことが重要です。
また、そうしたルールがあるということを、使用する社員に対して教育していくこともポイントになります。
利点の多い携帯電話だからこそ、私的なことに使ってしまいがちになるという事もあるので、その点に関しても強く意識させておきましょう。
法人携帯の運用にあたっては、管理部門を設けて各携帯が適正に使用されているかをチェックすることが必要になってきます。
会社の規模が大きくなればなるほど、こうした管理体制が重要な役割を担ってくるのです。
携帯各社のセキュリティを活用する
携帯電話を取り扱う会社では、各キャリアで法人向けのサービスや契約プランを展開しています。
まとめて契約することで安くなるプランや、各携帯を管理するために便利な様々なオプションが多いです。
注目すべきはセキュリティに関するもので、万が一の盗難や紛失に備えての適切な対処が出来るかどうかがポイントになります。
各社に共通しているサービスは遠隔操作による携帯電話のデータ消去やロック機能で、手元になくとも機密情報に関わるものを消去することが可能です。
そのほかにも管理ツールや付随するサービスがありますが、大切なのは使用する企業にとって利用しやすいもの、管理において想定されているリスクをカバーできるものを選んでいくのが良いでしょう。